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Dienstwagen: Fahrtenbücher führen.

Das Fahrtenbuch im Arbeitsalltag: 6 Fragen und Antworten.


Die Nutzung eines Fahrtenbuchs ist unerlässlich, wenn innerhalb eines Unternehmens Dienstfahrzeugen verwendet werden. Sie dienen nicht nur zur Nachvollziehbarkeit von zurückgelegten Strecken, sondern erfüllen auch steuerliche Zwecke; dienstliche Fahrten können nämlich von der Steuer abgesetzt werden. Da die Angaben im Fahrtenbuch aber leicht manipulierbar sind, nehmen Steuerprüfer sie besonders gerne genauer unter die Lupe. Wichtig ist daher, dass Sie Ihr Buch korrekt und nachvollziehbar nach bestimmten Regeln führen, um später Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Da auch uns das Thema stark beschäftigt, wollen wir im heutigen Blog häufig gestellte Fragen beantworten und Ihnen so einen Überblick zum Fahrtenbuch geben.


Frage 1: Was ist ein Fahrtenbuch?


Ein Fahrtenbuch dient als Nachweis der privat und betrieblich getätigten Fahrten und Kilometerzahl. Die Aufzeichnung muss bestimmte Parameter, wie den Zweck der Fahrt, Kilometerstand, … beinhalten. Genaueres dazu finden Sie unter Frage 4. Da das Fahrtenbuch auch ein Dokument ist, dürfen Eintragungen im Nachhinein nicht verändert oder gelöscht werden. Falls Ihnen doch ein Fehler unterlaufen sollte (wir sind doch alle nur Menschen), vermerken Sie Ihn nachvollziehbar.

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Frage 2: Warum muss ein Fahrtenbuch geführt werden?


Steuer und Transparenz.

Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen bei Verwendung von Dienstfahrzeugen mit einem Fahrtenbuch nachweisen, wann, wofür und warum das Fahrzeug genutzt wurde. Denn nur so können dienstliche Fahrten von der Steuer abgesetzt werden.

Außerdem gewährt das Fahrtenbuch innerhalb des Unternehmens auch Transparenz, da gefahrene Strecken und anfallende Kosten offen dargelegt werden können.


Reduzierter Sachbezug.

Wenn Sie Ihr Dienstfahrzeug sowohl dienstlich als auch privat nutzen, wird Ihnen vom Staat ein voller Sachbezug unterstellt. Möchten Sie jedoch Ihren Privatanteil und damit einhergehend den Sachbezug reduzieren, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen.


Geld zurück.

ArbeitnehmerInnen können das Kilometergeld bei der Arbeitnehmerveranlagung  bzw. Selbstständige bei der Einkommenssteuererklärung verrechnen.

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Frage 3: Wer muss ein Fahrtenbuch führen?


Am Ende jeder Fahrt muss jene Person, die das Fahrzeug genutzt hat, die Daten unmittelbar in das zum Auto dazugehörige Fahrtenbuch eintragen.


Frage 4: Welche Angaben müssen im Fahrtenbuch angeführt werden?

  1. Datum
  2. Zeit der Abfahrt und Ankunft
  3. Reiseweg
  4. Zweck der Fahrt (nur zu dienstlichen Zwecken)
  5. km Stand bei Abfahrt/Ankunft
  6. Gefahrene km
  7. Angabe, ob dienstliche oder private Fahrt

Vermerken Sie auch auf der ersten Seite des Fahrtenbuchs die KFZ-Nummer plus das Datum der ersten und letzten Fahrt.

by Qimono on Unsplah


Frage 5: Welche Fahrt ist dienstlich, welche privat?


Dienstfahrten sind jene Fahrten, die vom Dienstgeber angeordnet werden und auch einem dienstlichen Zweck dienen. Jede andere Fahrt ist als private Fahrt zu deklarieren.

Beispiel: Falls Sie von Ihrem Büro aus zu einem Geschäftsessen, oder zu einem externen Meeting fahren, zählt dies als Dienstfahrt. Allerdings ist der Weg von der eigenen Wohnung zur Arbeit und zurück ausschließlich als Privatfahrt zu notieren.

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Frage 6: Welches Fahrtenbuch akzeptiert das Finanzamt? Was darf ich verwenden?

Das Fahrtenbuch kann handschriftlich oder elektronisch, wie zum Beispiel mit einer App geführt werden. Wichtig ist, dass die Angaben schlüssig, fortlaufend und übersichtlich niedergeschrieben werden.


Analog.

Ein vorgefertigtes Fahrtenbuch können Sie jederzeit beim ÖAMTC und bei der ARBÖ erwerben. Außerdem stellt die WKO online ein Muster-Fahrtenbuch zur Verfügung (Stand 01.01.2019).

Im Gegensatz zur digitalen Lösung, benötigen Sie bei der analoger Anwendung kein aufgeladenes Smartphone oder einen PC, müssen aber mit einem höheren administrativen Aufwand rechnen.

#CorpLifeTipp, damit Sie nichts vergessen: Lassen Sie Ihr Fahrtenbuch im Auto liegen und tragen Sie sämtliche Daten direkt nach der Fahrt, bzw. den Kilometerstand vor der Abfahrt, ein.


Digital.

Apps.
Apps, wie Clevexa, werden hingegen zunehmend beliebter, da sie viele integrierte Extras bieten. Das innovative Fahrtenbuch dieser App zeichnet z.B. nicht nur via GPS-Tracking die Strecken automatisch auf, sondern hilft sogar den Sachbezug bis zu 50% zu reduzieren. Ein weiterer Vorteil: Administrativen Aufgaben, weshalb sie ihre Zeit vermehrt in produktivere Aufgaben investieren können.

Auch die Umwelt freut sich über die digitale Lösung, da somit sämtliche Zettelwirtschaft entfällt und kein Papier verschwendet wird.


Excel.
Grundsätzlich können Sie auch eine Excel-Liste, insofern sie alle Angaben enthält, führen. Allerdings wird davon abgeraten, da hier sehr leicht nicht nachvollziehbare Änderungen vorgenommen werden können (Problem Finanzamt).

Fahrtenbuch Eins
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Weiterführende Informationen zum Thema Fahrtenbuch finden Sie auf finanz.at


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Datum:

21. März 2019

Autor:

CorpLife

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