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Effiziente Meetings halten.

6 einfach umzusetzende, aber unverzichtbare Tipps für Ihr produktives Meeting.


Verbringen Sie zu viele Stunden in Meetings, zu denen Sie eigentlich nichts beitragen können bzw. fragen sich oft, weshalb Sie genau in dieser Besprechung sitzen? Dann sollten Sie unbedingt weiterlesen und von großen Führungskräften wie Amazon CEO Jeff Bezos oder Tesla-Chef Elon Musk lernen, wie es anders geht.

Letzterer zum Beispiel setzt auf die Prämisse, dass jener Teilnehmer, der sich nicht mehr am Meeting beteiligt, den Raum verlässt. Es kam sogar vor, dass Musk einen seiner Mitarbeiter während eines Termins mit folgenden Worte weg schickte: “Sie haben nichts gesagt. Warum sind Sie hier?” Quelle Mit dieser radikalen Methode möchte der Tesla-CEO, dass keiner seiner Angestellten Zeit mit für-die-eigene-Arbeit-redundanten-Meetings verliert.


Auf unserem heutigen Blog geben wir Ihnen aber nicht nur Einblicke in die wissenswerten Strategien der Topmanager, sondern verraten auch, wie Sie mit einfachen Methoden Ihre Besprechungen effizienter gestalten und somit wertvolle Arbeitszeit gewinnen können.

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by Headway on Unsplash


Weiterlesen und zum Meeting-Profi werden.

Pünktlichkeit und ein respektvolles Miteinander setzen wir natürlich voraus. Sie organisieren das Meeting? Dann empfehlen wir Ihnen sogar etwas früher zum Termin zu kommen, damit Sie etwaige Vorbereitungen (Präsentation starten, …) in Ruhe treffen können. Außerdem zeugt es von Respekt bzw. Aufmerksamkeit, sich während des Meetings nicht von anderen Mails, dem Internet oder dem Handy ablenken zu lassen.

Falls Sie wissen möchten, welche Lösung der ehemalige US-Präsident Barack Obama bzgl. der Smartphone-Thematik hatte oder Sie sich in unsere Meeting-Tipps einlesen wollen, spannen wir Sie nicht länger auf die Folter.

Los geht’s:

by You X Ventures on Unsplash


#1: To meet or not to meet.

Meetings sind grundsätzlich wichtig, da Sie die gemeinsame Arbeit fördern, das Teamgefühl stärken und jedem die Möglichkeit bieten, bezüglich einer Angelegenheit zu Wort zu kommen. Sobald Sie allerdings zu oft einen Termin ausschicken, kann es passieren, dass Ihre Meetings weniger priorisiert werden als andere und im schlimmsten Fall Absagen hineinregnen.

Überlegen Sie sich noch bevor Sie eine Einladung versenden, ob sich Ihr Thema nicht bei einem Telefonat, via Skype/Slack oder auf einer Kaffeepause klären lässt. Eine kurze Frage bzw. ein schnelles Brainstorming zu einer simplen Angelegenheit, welche keine Vorbereitung braucht, ist vielleicht auf diesem Weg gelöst. Vielleicht können Sie ja beim Kollegen persönlich vorbeischauen und gleichzeitig etwas Bewegung auf dem Weg dorthin machen – Ihr Körper ist es Ihnen nach vielen Stunden sitzen  bestimmt dankbar 😉


#2: Agenda: Was ist das Ziel Ihres Meetings?

Wenn Sie sich dazu entscheiden ein Meeting abzuhalten, müssten Sie im nächsten Schritt die Einladungen versenden. Beschreiben Sie darin den Zweck und das Ziel dieses Termins so genau wie möglich, um die Teilnehmer bestmöglichst vorzubereiten. U.a. finden Sie einen Textvorschlag, der so eben genannte Punkte abdeckt:

Überlegen Sie sich zunächst folgendes:

  • Worum geht es in dem Meeting konkret?
  • Was bezwecken Sie mit diesem Termin?
  • Welche Punkte und Themen werden von wem behandelt (Agenda)?
  • Wer nimmt Teil?


Schicken Sie nun eine E-Mail mit den wichtigsten Punkte, die besprochen werden sollen aus. Formulieren Sie die Einleitung Ihrer Einladung folgendermaßen:

Im Meeting am DATUM wollen wir über THEMA besprechen, um GRUND.

Agenda:

Punkt 1:
Punkt 2:

Sie haben eine Meeting-Einladung ohne Agenda etc. erhalten? Zögern Sie nicht, die Informationen beim Organisator einzuholen.


#3: Vorbereitung.

Eine einfache, aber oftmals missachtete Regel: Bereiten Sie sich ausreichend auf Ihr Meeting vor und geben Sie ggf. den anderen Teilnehmern rechtzeitig Bescheid, ob diese auch vorarbeiten müssen.


#4: Sichtbare Zeitanzeige.

Halten Sie Ihre Meetings kurz – Pi mal Daumen 15-30 Minuten –  um nicht den Fokus auf das Thema und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu verlieren.

Mitarbeiter des US-amerikanischen Unternehmens Google setzen auf Timer u.ä., die die verbleibende Meetings-Zeit für alle sichtbar anzeigen. Dadurch sollen Teilnehmer daran erinnert werden, wie viel Zeit Ihnen für die restliche Agenda bleibt und thematisch seltener vom eigentlichen Meeting abweichen.


#5: Protokollieren Sie Ihre Besprechungen.

Bestimmen Sie eine Person, die die wichtigsten Punkte bzw. To-Dos des Termins in einem Protokoll zusammenfasst, welches am Ende der Besprechung an alle Teilnehmer verschickt wird. Mithilfe des Dokuments kann jeder auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen, was besprochen wurde und hat mögliche Aufgaben auf einen Blick.


#6: Nach dem Meeting ist vor dem Meeting.

Manche Meetings erfordern ein sogenanntes Follow-up, d.h. ein weiteres Treffen zu einem späteren Zeitpunkt. Definieren Sie daher am Ende des Meetings deutlich, wer bis wann welche Aufgaben erledigen muss.

Stellen Sie sich auch allerdings beim Folgemeeting die Frage, ob wieder alle Teilnehmer anwesend sein müssen oder ein kurzes Telefonat das Meeting ersetzen kann.

by J.Kelly Brito on Unsplash


Einblicke in Meeting-Regeln von Topmanagern:

  1. Amazon CEO Jeff Bezos stellt immer einen leeren Stuhl in den Raum, der symbolisch für den Kunden steht. Die Meeting-Teilnehmer sollen dadurch nicht vergessen, dass Entscheidungen auch im Sinne des Kunden getroffen werden müssen.
  2. Sheryl Sandberg COO von Facebook, arbeitet während Ihrer Meetings Checklisten ab. Sind alle Punkte besprochen, beendet sie den Termin sofort. Vielleicht hilft diese Methode auch Ihnen, während Ihrer Besprechungen vom eigentlichen Meeting-Zweck nicht abzuweichen bzw. sich in andere Diskussionen zu verstricken.
  3. Eine simple Regel wurde bei Meetings des ehemaligen US-Präsidenten Barack Obama angewandt: keine Handys, die ablenken. Jeder der an einer Besprechung teilnahm, musste vorab sein Mobiltelefon in einen Korb am Eingang hineinlegen.
  4. Richard Branson (Gründer der Virgin-Gruppe) ist überzeugt, dass es für neue, ausgefallene und innovative Ideen auch ausgefallene Besprechungsorte braucht. Warum also nicht ihr nächstes Essen mit einem geschäftlichen Mittag- oder Abendessen in einem Lokal in Ihrer Umgebung verbinden?

Quelle: www.handelsblatt.com

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by Tim Guow on Unsplah

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Die angeführten Regeln müssen natürlich nicht 1:1 in Ihren Meetings eingesetzt werden. Diskutieren Sie am besten gemeinsam mit Ihrem Team, wie Sie Besprechungen in Ihrem Unternehmen optimieren können.

Sie kennen andere unverzichtbare Meetingregeln? Teilen Sie Ihr Wissen gleich in den Kommentaren


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Datum:

25. April 2019

Autor:

CorpLife

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