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Digitalisierung im Arbeitsalltag.

4 Schritte, die Sie beim Umstieg auf die digitale Spesenabrechnung beachten müssen.


In einem früheren Beitrag haben wir bereits eruiert, welche Vorteile eine automatisierte Spesenabrechnung mit sich bringt. Sie sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit, da Ihre Arbeitnehmer sich nicht mehr mit langwierigen administrativen Prozessen beschäftigen müssen.

Allerdings ist eine Umstellung bzw. Umstrukturierung in Unternehmen immer ein längerfristiges Projekt – vor allem, wenn wie beim heutigen Thema sämtliche Abteilungen von der Buchhaltung bis hin zur IT und dem Personalmanagement betroffen sind. Dabei gilt es nicht nur ein Produkt zu finden, das systemtechnisch ins Unternehmen passt, sondern auch die strengsten Kritiker in den eigenen Reihen, nämlich Ihre Mitarbeiter, zu überzeugen.

Damit sich die Investition in Ihr Unternehmen und Ihre Angestellten auch bezahlt macht, werfen wir einen Blick auf jene Schritte, die Sie für die erfolgreiche Implementierung eines digitalisierten Spesenmanagers beachten müssen. 


4 Schritte, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.


Immer mehr Unternehmen erkennen, dass die Automatisierung der Spesenabrechnung und Reisekosten nicht nur unternehmensintern positive Auswirkungen hat (erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit, Vereinfachung der Reporting Prozesse, Senkung der Betrugsfälle, …). Mit dem Schritt in Richtung Digitalisierung , steigt auch das Ansehen als fortschrittliches Unternehmen, das mit den neuesten Technologien mitgeht.

Und so funktioniert’s:

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by Christopher Burns on Unsplash


#1: Kollegen an Bord holen, Status Quo eruieren und Bedürfnisse bestimmen. 


Vorbereitung ist die halbe Miete, um bei der Implementierung des Tools Probleme vorzubeugen. Stellen Sie zunächst eine Task-Force zusammen, die aus fachmännisch relevanten Kollegen besteht. Werfen Sie einen Blick auf Ihre aktuellen Spesenmanagement-Richtlinien bzw. Prozesse. Diskutieren Sie Ihre Pain-Points aus und erstellen Sie anschließend eine übersichtliche Liste. Sie wird Ihnen später bei der Suche nach einem geeigneten Tool behilflich sein. Ein kleiner Input unsererseits:

  •  Zeitaufwand: Der Mitarbeiter könnte seine Zeit clever für produktivere Aufgaben nutzen und sich so Überstunden sparen. Vor allem mobile Mitarbeiter, die viel dienstlich unterwegs sind, kämpfen mit Fahrtenbüchern und der analogen Spesenabrechnung. 
  • Verspätete Rückzahlung: Die Freigabeprozesse dauern viel zu lange, weshalb das Geld Ihren Mitarbeiter spät zurückerstattet wird.
  • Unübersichtliche Daten: Das Reporting und die Auswertung benötigen viel Ressourcen, da die Datensätze unübersichtlich gespeichert werden. Die falsche Verarbeitung kostet Sie am Ende viel Geld.

Werfen Sie in Zuge dessen einen Blick in die Zukunft. Sprich, welche Prozesse könnten in einigen Jahren eine Rolle spielen, wie wird sich Ihr Unternehmen verändern?

Definieren Sie abschließend Ihr Budget und den erwarteten ROI. Oft können mit Experten von Produktanbietern potentielle Ersparnisse im Unternehmen berechnet werden. Nähere Infos dazu finden Sie auf clevexa.com.

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by Startup Stock Photos on Pexels

 
#2: Angebote einholen.


Am Markt gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Tools zur Spesenabrechnung, die diverse Bedürfnisse erfüllen. Lassen Sie sich von der Menge nicht abschrecken, die Recherche lohnt sich. Denn langfristig reduzieren Sie die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter und Vereinfachen die Datenverarbeitung. Finden Sie ein Produkt, dass für aktuelle und zukünftige Funktionen in Ihrem Unternehmen relevant ist, also ein Produkt, das möglichst viele Bereiche abdeckt. Manche Tools werden sogar auf Unternehmen zugeschnitten und auf deren Bedürfnisse abgestimmt. Dabei sind kleinere Unternehmen oft flexibler als das bei großen Partnern der Fall ist.

Beschränken Sie Ihre Ergebnisse schließlich auf zwei bis drei Anbieter, die alle Bedürfnisse erfüllen. Kontaktieren Sie abschließend Ihre Favoriten und fordern Sie eine Testversion an.

#CorpLifeTipp:  Das clevere Tool sollte sich auch in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen, damit die IT nicht einem Mehraufwand gegenübersteht.


#3: Reisekosten-Tool implementieren.


Gratulation! Sie testen nun den Spesenabrechner, der Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben wird. Die Implementierung ins Unternehmen ist sowohl der wichtigste als auch kritischste Schritt des ganzen Projekts.

Nachdem Sie einen genauen Plan für den Testzeitraum entworfen haben, sollten Sie unbedingt ein repräsentatives Testing-Team (unterschiedliche Abteilung, technisches Know-How) zusammenstellen. Evaluieren Sie nach der Testphase gemeinsam die Ergebnisse und besprechen Sie diese mit Ihrem Anbieter. Was muss angepasst werden? Benötigen Mitarbeiter, wie z.B. aus der Buchhaltung, spezielle Schulungen?

#CorpLifeTipp: Der Erfolg des neuen Tools ist von der Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter abhängig. Um Missverständnissen bzw. negativer Stimmung entgegen zu wirken, kommunizieren Sie offen mit Ihren Angestellten. Begeistern Sie Ihre Kollegen vom neuen Spesenmanager und heben Sie dessen Vorteile hervor.


#4: Evaluieren Sie Ihren Nutzen. 


Die Endgültige Implementierung des cleveren Spesenmanagers wird je nach Größe des Unternehmens ungefähr drei bis sechs Monate beanspruchen. Holen Sie sich erneut Feedback und evaluieren Sie den ROI. Hat das neue Tool Ihre Probleme gelöst? Wie verlief die Integration? Welche Prozesse können intern verbessert werden? Müssen Sie Ihre Reiserichtlinien anpassen?

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by Headway on Unsplash


Haben wir einen Schritt bzw. einen wichtigen Punkt vergessen?


Verraten Sie es uns in den Kommentaren? Sie sind auf der Suche nach einer cleveren Lösung oder haben allgemein weiteren Fragen zu diesem Thema? Besuchen Sie uns auf clevexa.com

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Datum:

04. September 2019

Autor:

CorpLife

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