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Reisekosten.

6 Minuten über Reisekosten.

Nach der Dienstreise ist vor der Dienstreise – denn jeder der dienstlich unterwegs war, weiß, dass im Nachhinein die Abrechnung Ihrer Reisekosten ruft. Um Ihnen einen Einblick zu geben, was alles rückerstattet werden kann, haben wir die Website des Bundesministeriums für Finanzen durchforstet und die wichtigsten Fakten zusammengefasst. Übrigens verraten wir auch, wie Sie die mühsame langwierige Spesenabrechnung, auf nur wenige Minuten reduzieren können.

Sie möchten wissen, was der Unterschied zwischen privater Zeit und Freizeit auf einer Dienstreise ist bzw. suchen nach der ultimativen Checkliste zum Kofferpacken? Dann werfen Sie gleich einen Blick auf vergangene Beiträge.


Wann kann ich Reisekosten abrechnen?

Nicht jeder Kundentermin, jeder Messebesuch oder jedes Meeting mit Geschäftspartnern ist eine Dienstreise, die Ihnen erlaubt Reisekosten im Sinne von Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Nächtigungen o.ä. geltend zu machen.

Das BMF definiert eine Dienstreise folgendermaßen:

“Eine beruflich veranlasste Reise liegt vor, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen eine Reise über eine größere Entfernung (in einer Richtung mindestens 25 km Fahrtstrecke) unternimmt. Dabei muss die Reisedauer mehr als drei Stunden bei Inlandsreisen betragen. Zudem darf kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet werden. Fahrtkosten sind auch bei geringerer Entfernung und kürzerer Dauer der Reise absetzbar.”


Welche formalen Vorgaben muss ich bei der Reisekostenabrechnung beachten?

Grundsätzlich gibt es keine gesetzlichen formalen Vorgaben zur Einreichung von Reisekosten. Einige Unternehmen greifen hierbei auf vorgefertigte Excel-Formulare zurück. Fragen Sie doch am besten bei Ihren Kollegen nach.

Eine clevere, effiziente und unkomplizierte Methode Reisekosten abzurechnen – sie kommt bei immer mehr Unternehmen zur Anwendung – sind hingegen Apps. Hierbei gibt es digitale Anwendungen, die entweder die Abrechnung von Teilen bzw. der gesamten Dienstreise abdecken. Da diese Tools Prozesse automatisieren, sparen Sie sich enorme Zeit, die Sie effektiver nutzen können. Mehr Informationen dazu erhalten Sie hier.

Reisekosten 1
by FirmBee on Pixabay


Rückerstattung der Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Nebenspesen.

Dokumentieren Sie mithilfe eines Fahrtenbuchs bzw. Rechnungen Ihre Ausgaben, damit Sie diese problemlos zurückerstattet bekommen.

Fahrtkosten.

Das Kilometergeld bei Fahrten mit dem PKW liegt laut BMF bei 0,42 Cent pro Kilometer. Sind Sie nur ein Mitfahrer, stehen Ihnen 0,05 Cent zu. Zahlt Ihr Arbeitgeber allerdings einen geringeren Anteil, können Sie die Differenz beim Jahresabschluss ausgleichen lassen. Bei Bahnfahrten und Flügen entscheidet der Ticketpreis.

Verpflegungsmehraufwand.

Sobald Ihre Dienstreise mehr als drei Stunden beträgt, können für jede angefangene Stunde 2,20 Euro in der Reisekostenabrechnung abgesetzt werden. Dauert Ihre beruflich veranlasste Reise sogar mehr als elf Stunden, steht Ihnen das volle Tagesgeld in Höhe von 26,40 Euro zu. Den aktuellsten Tagesgeld-Satz findest du auf usp.gv.at.

Beispielrechnung:

Tag 1: Anreise 18 – 24 Uhr = 13,20 Euro
Tag 2: Meetings/Kundenbesuche 00 – 24 Uhr = 26,40 Euro
Tag 3: Abreisetag 00 – 18 Uhr = 26,40 Euro

Der Verpflegungsmehraufwand beträgt in unserem Beispiel 66 Euro.

Übernachtungskosten.

Laut Einkommensteuergesetz können Sie entweder die Nächtigungspauschale von 15 Euro/Nacht oder die mit der Nächtigung verbundenen Kosten (inkl. Frühstück) geltend machen. 

Nebenspesen. 

Vergessen Sie außerdem nicht, Ihre Nebenkosten zurückerstatten zu lassen! Darunter fallen zum Beispiel Reisegepäckversicherungen, Telefonspesen für dienstliche Gespräche, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, …


Haben wir etwas vergessen?

… Teilen Sie es gleich in den Kommentaren. Da sich unser Beitrag auf Inlandsreisen bezieht, empfehlen wir zu Auslandsreisen den informativen Beitrag auf help.gv.at.

Ihnen ist das alles zu kompliziert, Ihr Kopf raucht schon und Sie hätten gerne eine Lösung, die Ihre Spesenabrechnung automatisiert? Vereinfachen Sie gleich mit unserer Lösung Clevexa sämtliche Arbeitsprozesse. 

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Datum:

13. September 2019

Autor:

CorpLife

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